Officiele publicatie

Bekendmaking substitutie/vervanging vernietigbare archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenbergen maakt bekend:

Dat zij in hun vergadering van 8 maart 2016 volgens artikel 7 van de archiefwet 1995 en de artikelen 6 en 8 van het archiefbesluit 1995 een algemeen besluit hebben genomen over de toepassing van substitutie (vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties) per 1 april 2016 voor alle vernietigbare archiefbescheiden per compleet werkproces.

De fysieke (papieren) documenten, die onderdeel uitmaken van dit werkproces worden gedigitaliseerd met een scanner met hoge resolutie, De PDF’s en de metadata worden in het Document Management Systeem opgenomen. Door koppeling van documenten en/of zaaksgewijze registratie is de onderlinge samenhang tussen documenten per proces gewaarborgd. Bij bewaring en toegankelijkheid van de documenten worden de geldende bewaartermijnen in acht genomen.